La gestione del tempo nella società moderna. Perché le persone non hanno abbastanza tempo e come imparare a stare al passo con tutto. Regole di base per una gestione efficace di una risorsa temporanea. La gestione del tempo è la capacità di controllare la quantità di tempo dedicato a determinate attività, gestirlo con saggezza, analizzare l'efficacia del proprio lavoro e trovare risorse aggiuntive, aumentando così la produttività. Tali abilità danno a una persona l'opportunità non solo di stare al passo con le attività pianificate, ma di farlo in modo efficiente e divertirsi. La scienza che studia il processo di pianificazione e gestione della propria o altrui risorsa tempo si chiama gestione del tempo.
La necessità di gestione del tempo
La questione della gestione del tempo a livello statale è sorta e ha iniziato a essere seriamente studiata in Russia negli anni '20. Sono state proposte varie teorie e metodi per aumentare l'efficienza dell'attività, anche organizzando l'efficacia personale di ogni singola persona.
Negli anni '70 del XX secolo, è stata introdotta l'idea che il sistema di gestione del tempo personale dovrebbe essere basato sul pensiero efficace dell'individuo, che deve essere sviluppato. Solo nel 2007, un dipartimento di gestione del tempo è apparso in una delle università di Mosca. Da un lato, il tempo non è una risorsa illimitata, quindi non sorprende che spesso ci manchi. Ma, d'altra parte, per tutti durante la giornata la quantità di tempo è la stessa. Allora perché, allo stesso costo, alcuni riescono a fare molto più di altri e, di conseguenza, ottengono un risultato più alto? Non si tratta del numero di ore, ma dell'efficienza del loro utilizzo.
Molte persone sbagliano nel pensare che la gestione del tempo sia necessaria solo per i manager al lavoro e per le persone che patologicamente non fanno nulla. Tutti, infatti, devono imparare l'arte di gestire il proprio tempo per avere successo non solo nel lavoro, ma anche nella vita. Il compito della gestione del tempo non è quello di guidarti in una sorta di struttura. Al contrario, la pianificazione ti consente di espandere questo quadro, poiché tu stesso non ti accorgi di quanto tempo, se speso correttamente, può essere liberato. Per padroneggiare la scienza della gestione del tempo, ci vorranno alcune settimane per qualcuno e mesi per altri. Tutto dipende da diversi fattori:
- Forza di volontà … Senza questo tratto caratteriale, in linea di principio, è difficile ottenere risultati. Pertanto, se qualcosa non ha funzionato la prima volta, non è necessario arrendersi. Devi capire perché non ha funzionato e farlo di nuovo.
- Abilità di pianificazione precedenti … Se una persona sa come pianificare alcune delle sue azioni, ad esempio lo shopping, la ricreazione, l'organizzazione di eventi, allora dovrebbe avere familiarità con i principi di base della pianificazione. In questo caso, sarà più facile per lui imparare a gestire il tempo che per uno che vive all'improvviso tutta la vita. Tuttavia, nulla è impossibile per la seconda categoria di persone, potrebbe volerci solo un po' di più.
- Supporto … Quante volte una persona fa qualcosa per l'azienda: inizia o smette di fumare, va in palestra, partecipa a qualsiasi evento. È molto importante avere il sostegno dei propri cari. Pertanto, se l'intera squadra o l'intera famiglia prendono una decisione per comprendere l'arte della gestione del tempo, il risultato sarà raggiunto molto più velocemente.
Tabù quando pianifichi il tuo tempo
Prima di imparare a gestire il tuo tempo, devi analizzare quanto impiega 24 ore. Dopo aver scarabocchiato almeno una parte della tua giornata in ore e minuti, puoi vedere che la maggior parte della preziosa risorsa viene sprecata.
Consideriamo i principali tabù nella gestione del tempo:
- Lungo sonno … Non puoi andare da nessuna parte: devi dormire in modo da avere la forza per trascorrere efficacemente il resto del tempo. Il sonno sano è di 8 ore. Ma dormire prima di pranzo è una gestione del tempo poco saggia.
- Conversazioni telefoniche … Il telefono ti fa risparmiare e ti fa perdere tempo. Da un lato, le informazioni possono essere ricevute o trasmesse più velocemente. Ma, d'altra parte, le chiacchiere vuote a volte tolgono gran parte della giornata.
- Guardare la TV e giocare … Certo, devi riposare e ognuno capisce il significato di questa parola a modo suo. Ma guardare la prossima serie o un nuovo "sparatutto" non sarà in grado né di caricare con nuova forza, né di essere utile.
- Cattive abitudini … Le persone con abitudini malsane come il fumo impiegano molto tempo durante il giorno per fare pause per fumare. Sembrerebbe che bere una tazza di caffè o fumare sia questione di 2-3 minuti, ma la nostra giornata consiste in questi minuti.
Tutti possono trovare qualche punto in più nella loro routine, dove trascorrono il loro tempo, e cercare di rimuoverli dalla loro vita, o almeno ridurli. Prima una persona lo capisce, prima impara ad apprezzare e a trascorrere il suo tempo con saggezza.
Consigli! Non c'è bisogno di rimpiangere il tempo che è passato. Questo è un esercizio completamente inutile, poiché non tornerà. È meglio imparare d'ora in poi a non permettere i suoi inutili sprechi.
Caratteristiche della gestione del tempo di insegnamento
Esistono varie tecniche che insegnano le basi della gestione del tempo. Molte informazioni tematiche su questo problema possono essere trovate su Internet. Ma è meglio quando un professionista condividerà i segreti con te. L'aumento della domanda per lo studio di questo problema crea un'offerta. E oggi nel nostro paese la letteratura viene stampata in grandi quantità e si tengono vari corsi di formazione sulla gestione del tempo.
La formazione è uno dei metodi di insegnamento che consente di acquisire le conoscenze, le abilità e le abilità necessarie attraverso una formazione pratica diretta. Il suo enorme vantaggio è che lo studente non solo percepisce qualsiasi informazione dichiarata, ma può applicare immediatamente le conoscenze acquisite nella pratica. C'è una comunicazione dal vivo con l'allenatore e con un gruppo di persone che la pensano allo stesso modo.
Nonostante i principi di base della gestione del tempo siano gli stessi, i corsi di formazione possono essere strutturati in modi diversi. Ogni formatore determina da solo come sarà più facile per lui trasmettere la sua esperienza al pubblico formato. Le lezioni di gestione del tempo offrono una serie di regole o attività che dovrebbero essere seguite per aiutare a sviluppare la capacità di gestire il tempo.
Ma devi capire che il viaggio verso la formazione stessa, anche se condotto da uno specialista altamente qualificato, senza sforzi da parte sua sarà inutile. Pianificare, dividere i piani in importanti e non così importanti, urgenti e ritardati: tutto questo dovrà essere fatto da solo.
Un altro modo più accessibile per ottenere informazioni su come gestire la vita e il tempo è la letteratura specializzata. Molti libri sono stati scritti su questo argomento da autori stranieri e nazionali. Molti di loro sono istruttori guida, quindi puoi familiarizzare con il materiale prima di frequentare la formazione pertinente. Il vantaggio del libro rispetto alla sessione di formazione è il prezzo più basso, la possibilità di leggerlo in un momento conveniente e rileggerlo, prendere appunti.
I libri più popolari nel 2016 che ti spiegano come gestire efficacemente il tempo sono:
- "Massima concentrazione". Scritto da Lucy Joe Palladino;
- "Un modo semplice per smettere di procrastinare." Scritto da Neil Fiore;
- "Musa e la Bestia". Scritto da Yana Frank;
- "Essenzialismo". Scritto da Greg McKeon;
- "Come mettere le cose in ordine." Scritto da David Allen;
- Guida del tempo. Autore Gleb Arkhangelsky;
- “365 giorni di una persona creativa. Diario”. Scritto da Yana Frank;
- "Buon anno. Il settimanale del mercato”. Inserito da Igor Mann;
- “Come lavorare 4 ore a settimana”. Scritto da Tim Ferris;
- "L'arte di stare al passo". Scritto da Alan Lacaine.
Regole di base per una gestione efficace del tempo
Se una persona ha fatto il primo passo, ha visto il problema della pianificazione impropria del suo tempo e vuole risolverlo nel prossimo futuro, allora è necessario comprendere alcuni segreti della gestione del tempo. Le seguenti linee guida ti guideranno su come gestire correttamente il tuo tempo.
Eliminazione dei "casi-parassiti"
La sfida è analizzare la tua giornata, programmandola nel modo più dettagliato possibile. È necessario annotare non solo gli atti utili che sono stati completati. Questo dovrebbe includere anche il relax, la comunicazione e altre attività. Ora è necessario contrassegnare quei punti che potrebbero risparmiare tempo senza alcun danno. Questi sono "casi di parassiti" che rubano minuti preziosi. Per escludere tutte le attività inutili, devi analizzare più di una delle tue giornate, ma il risultato non tarderà ad arrivare. Trascorrere una settimana nella tua lista di cose da fare può farti risparmiare molto più tempo in futuro, eliminando le cose inutili dal tuo programma.
Pianificazione di un programma
Eliminando i "casi parassiti" dal tuo programma, puoi iniziare una pianificazione temporale razionale. Le persone di successo pianificano costantemente il loro tempo, aumentando così la produttività delle loro attività.
La pianificazione non dovrebbe essere fatta nella tua testa, ma sulla carta. Non importa se si tratta di un diario rilegato in pelle o di un semplice pezzo di carta. È necessario scrivere i casi in ordine di importanza. Se durante la giornata si presenta una nuova attività, dovrebbe anche essere scritta nel tuo piano, tenendo conto della priorità rispetto a quella pianificata in precedenza. I casi completati devono essere eliminati dall'elenco. Dona forza e stimola un'attività fruttuosa.
La pianificazione dovrebbe essere da più a meno. Dai piani per l'anno, passa senza problemi ai piani per tutti i giorni. Devono essere stabilite scadenze specifiche per ogni attività.
Negli allenamenti sulla gestione del tempo, gli allenatori raccomandano spesso di disegnare un albero come incarnazione del grande obiettivo principale. I rami che si estendono da esso sono piccoli compiti che devono essere risolti sulla strada per raggiungerlo. Ogni ramo può ramificarsi molte volte fino a quando i compiti non vengono suddivisi in piccoli, chiari e comprensibili. Naturalmente, non è necessario disegnare alberi quando si pianifica per tutti i giorni, ma ne vale la pena visualizzare il piano. C'è una regola 10/90 nella gestione del tempo. È formulato come segue: il 10% del tempo che dedichi alla pianificazione di un'attività farà risparmiare il 90% del tempo necessario per completarla.
Costruire forza di volontà
Non è sufficiente imparare a pianificare correttamente il proprio tempo. È necessario seguire il piano delineato. Ma capita spesso che al mattino ti alzi con il mal di testa e non volevi fare esercizi; tornava a casa stanco dal lavoro e non andava ai corsi; il tuo film preferito è in TV e hai riprogrammato l'appuntamento. Organizzare la tua giornata inizia con l'organizzazione di te stesso. Se all'inizio è difficile sacrificare la visione del tuo programma preferito, puoi guardarlo mettendo la TV in cucina e preparando la cena in questo momento. Se non hai voglia di fare la tua corsa programmata al mattino sotto la pioggia battente, puoi portare con te il tuo lettore musicale e il tuo umore aumenterà. Non è necessario abbandonare i casi pianificati, vale la pena cercare un compromesso e soddisfarli con piacere.
Priorità
La parte più difficile dell'arte di gestire il tuo tempo è stabilire le priorità in modo corretto, evidenziando l'obiettivo principale e quelli secondari. Ciò consente di organizzare correttamente le attività nell'elenco.
Dopo aver identificato i compiti principali, è necessario analizzare quali conseguenze si verificheranno se vengono completati o non completati in tempo. Se evidenzi correttamente la cosa principale, puoi vedere che la violazione delle scadenze per l'attuazione dell'attività principale avrà gravi conseguenze.
Le cose più importanti e difficili si fanno meglio al mattino. Durante queste ore il cervello è riposato, la coscienza è chiara, l'attenzione è concentrata al massimo. Ci sono situazioni in cui è previsto meno tempo per completare un'attività rispetto a quello effettivamente speso per ragioni al di fuori del controllo di una persona. Pertanto, se pianifichi cose importanti per il pomeriggio, potrebbero non essere eseguite in tempo, a causa delle quali ne deriveranno gravi conseguenze.
Tutti i casi possono essere suddivisi condizionatamente in quattro gruppi: urgenti e importanti; importante ma non urgente; urgente ma non importante; non urgente e poco importante. Si consiglia di inserire le cose nell'agenda nel seguente ordine:
- importante e urgente;
- urgente ma meno importante;
- importante ma non urgente;
- Altro.
Secondo una delle regole di gestione del tempo (regola di Pareto 20/80), una corretta prioritizzazione può far risparmiare fino all'80% delle risorse. È formulato come segue: il 20% delle attività spese per i compiti principali, porta l'80% dell'efficacia; a sua volta, l'80% dell'attività spesa per l'implementazione di compiti insignificanti porterà solo il 20% del risultato. Questo suggerisce ancora una volta che è necessario essere in grado di evidenziare l'importante e scartare il superfluo.
Determinazione dei termini di lavoro
Per sviluppare la capacità di gestire il tempo, è necessario stabilire scadenze chiare per ogni attività. In caso contrario, può essere posticipato a tempo indeterminato. Avendo una scadenza specifica per il completamento di un'attività, una persona si sforza di essere puntuale. Ciò è evidenziato dall'aumento della produttività degli studenti il giorno prima della sessione, questo esempio viene spesso fornito durante le sessioni di formazione. A volte è utile fissare da soli tali scadenze per concentrarsi il più possibile sul completamento del compito, per mobilitare tutto il proprio potenziale. Non abusare degli esperimenti con le scadenze. Questo può portare a sforzi eccessivi, perdita di forza e altre conseguenze negative. A sua volta, fare il lavoro appena arriva aiuterà a risparmiare non solo tempo, ma anche energia. Se tutte le piccole difficoltà che sorgono sulla strada per l'obiettivo principale vengono risolte come vengono, allora non hanno il tempo di trasformarsi in una palla di neve di problemi insolubili. Se tutte le attività sono state completate, ma la forza e il tempo ti consentono di far fronte all'attività aggiuntiva, non è necessario posticiparla. Dopo aver completato l'attività oggi, prevista per domani, una persona sarà sicura di avere il tempo di completare tutte le attività pianificate per il giorno successivo. Non devi posticipare il completamento dei casi iniziati oggi e non completati entro la scadenza fissata per te. Qualsiasi compito viene risolto più velocemente, purché ti concentri su di esso. Rimandando il completamento del lavoro a domani, una persona si costringe a risintonizzarsi e concentrarsi su di esso, e questo richiede tempo.
Delegazione e automazione
Non c'è bisogno di aver paura dell'aiuto. Inoltre, se esiste l'opportunità di affidare l'esecuzione di qualsiasi compito a un'altra persona, deve essere utilizzata. Non sempre un buon risultato può essere raggiunto solo da solo. È più redditizio dedicare del tempo a insegnare a un'altra persona un determinato compito una volta, piuttosto che farlo costantemente da soli. Soprattutto se non rientra nella categoria dei principali. Pertanto, il tempo liberato può essere speso per compiti più importanti.
L'automazione di alcuni processi svolge un ruolo altrettanto importante nel processo di gestione efficace del tempo: smistamento automatico delle notifiche e-mail, pagamenti regolari automatici e così via. Tutto ciò che può funzionare senza la tua partecipazione consente di risparmiare tempo aggiuntivo.
Riposo completo
Devi pianificare non solo il tuo orario di lavoro, ma anche il tuo riposo. Inoltre, molti esperti consigliano di partire da questo punto per iniziare a compilare il proprio diario. Senza un adeguato riposo, una persona non può lavorare in modo produttivo, quindi questa componente del successo non deve essere dimenticata.
Alcune persone, nel tentativo di essere il più in tempo possibile, si negano deliberatamente tutti i piaceri, cercando di dedicare ogni minuto agli affari. Di conseguenza, la produttività diminuisce perché una persona stanca non riesce a concentrarsi e a prendere decisioni rapide e sagge.
Il riposo dovrebbe essere completo. Quando trascorri del tempo con la famiglia o gli amici, devi goderti la comunicazione e non pensare a nuovi schemi commerciali o a un piano per incontrare un partner nella tua testa. E questo non aiuterà la causa e provocherà il malcontento delle persone vicine. Come gestire il tempo - guarda il video:
La capacità di gestire il proprio tempo consente a una persona di avere successo e di essere felice. Pertanto, non sarà superfluo comprendere quest'arte non solo per la testa, ma anche per la casalinga. In diverse fonti, puoi contare un numero diverso di metodi, tecniche e regole per un'efficace gestione del tempo, ma si riducono tutti agli stessi principi: pianificazione competente e definizione delle priorità. Avendo padroneggiato le basi di questa scienza, ognuno sarà in grado di formulare le proprie regole su come gestire la vita e il tempo.
